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Buscamos un director de gerente de oficina para organizar y coordinar las labores de administración y los procedimientos de nuestra oficina. Tu función es crear y mantener un entorno de trabajo agradable, garantizando altos niveles de efectividad organizativa, comunicación y seguridad. ¿Cuáles son las funciones de un gerente de oficina? Las labores y responsabilidades de un gerente de oficina son programar reuniones y citas, llegar a acuerdos para los suministros de oficina, recibir a visitantes y proporcionar apoyo administrativo general a nuestros empleados. Se valorará tener experiencia previa como jefe de recepción o administrador de oficina. El gerente de oficina que sea seleccionado debería contar también con experiencia en una variedad de software de oficina (herramientas de email, hojas de cálculo y bases de datos) y ser capaz de realizar correctamente tareas administrativas. En definitiva, el gerente de oficina debería garantizar el buen funcionamiento de la oficina y ayudar a mejorar los procedimientos de la empresa y las operaciones diarias.

Responsabilidades

Ser la persona encargada de las siguientes labores de gerente de oficina:
- Mantenimiento
- Correo
- Suministros
- Equipo
- Facturas
- Recados
- Compras
Programar reuniones y citas
Organizar la distribución de la oficina y ordenar los artículos de papelería y el equipo
Mantener la oficina en buen estado y organizar las reparaciones necesarias
Colaborar con RR. HH. para actualizar y mantener las políticas de la oficina cuando sea necesario
Organizar operaciones y procedimientos de oficina
Coordinarse con el departamento TI respecto a todo el equipo de oficina
Asegurarse de que todos los artículos se facturan y pagan puntualmente
Gestionar las negociaciones de contratos y precios con proveedores de material de oficina, proveedores de servicios y el alquiler de la oficina
Gestionar el presupuesto general y administrativo de la oficina y asegurar la elaboración de informes de manera precisa y puntual
Proporcionar apoyo general a los visitantes
Asistir en el proceso de incorporación de nuevos empleados
Responder las consultas de los empleados respecto a cuestiones de gestión de la oficina (p. ej., artículos de papelería, hardware y preparativos para viajes)
Colaborar con los proveedores de servicios para instalaciones, incluidos los servicios de limpieza, catering y seguridad
Planificar actividades dentro y fuera de las oficinas, como fiestas, celebraciones y conferencias

<p>Buscamos un director de gerente de oficina para organizar y coordinar las labores de administración y los procedimientos de nuestra oficina. Tu función es crear y mantener un entorno de trabajo agradable, garantizando altos niveles de efectividad organizativa, comunicación y seguridad. ¿Cuáles son las funciones de un gerente de oficina? Las labores y responsabilidades de un gerente de oficina son programar reuniones y citas, llegar a acuerdos para los suministros de oficina, recibir a visitantes y proporcionar apoyo administrativo general a nuestros empleados. Se valorará tener experiencia previa como jefe de recepción o administrador de oficina. El gerente de oficina que sea seleccionado debería contar también con experiencia en una variedad de software de oficina (herramientas de email, hojas de cálculo y bases de datos) y ser capaz de realizar correctamente tareas administrativas. En definitiva, el gerente de oficina debería garantizar el buen funcionamiento de la oficina y ayudar a mejorar los procedimientos de la empresa y las operaciones diarias.</p>
<h3>Responsabilidades</h3>
<ul>
<li>Ser la persona encargada de las siguientes labores de gerente de oficina:
<ul style="list-style-type:square;">
<li>Mantenimiento</li>
<li>Correo</li>
<li>Suministros</li>
<li>Equipo</li>
<li>Facturas</li>
<li>Recados</li>
<li>Compras</li>
</ul>
</li>
<li>Programar reuniones y citas</li>
<li>Organizar la distribución de la oficina y ordenar los artículos de papelería y el equipo</li>
<li>Mantener la oficina en buen estado y organizar las reparaciones necesarias</li>
<li>Colaborar con RR. HH. para actualizar y mantener las políticas de la oficina cuando sea necesario</li>
<li>Organizar operaciones y procedimientos de oficina</li>
<li>Coordinarse con el departamento TI respecto a todo el equipo de oficina</li>
<li>Asegurarse de que todos los artículos se facturan y pagan puntualmente</li>
<li>Gestionar las negociaciones de contratos y precios con proveedores de material de oficina, proveedores de servicios y el alquiler de la oficina</li>
<li>Gestionar el presupuesto general y administrativo de la oficina y asegurar la elaboración de informes de manera precisa y puntual</li>
<li>Proporcionar apoyo general a los visitantes</li>
<li>Asistir en el proceso de incorporación de nuevos empleados</li>
<li>Responder las consultas de los empleados respecto a cuestiones de gestión de la oficina (p. ej., artículos de papelería, hardware y preparativos para viajes)</li>
<li>Colaborar con los proveedores de servicios para instalaciones, incluidos los servicios de limpieza, catering y seguridad</li>
<li>Planificar actividades dentro y fuera de las oficinas, como fiestas, celebraciones y conferencias</li>
</ul>

* Requirements

Experiencia demostrable como Gerente de oficina, Jefe de recepción o Asistente administrativo
Conocimiento de las responsabilidades, sistemas y procedimientos de un administrador de oficina
Dominio de MS Office (especialmente MS Excel y MS Outlook)
Experiencia práctica con maquinaria de oficina (p. ej., máquinas de fax e impresoras)
Familiaridad con herramientas de programación del envío de email, como Email Scheduler y Boomerang
Excelentes capacidades de gestión del tiempo y habilidad para realizar varias tareas a la vez y priorizar el trabajo
Atención al detalle y capacidades para solucionar problemas
Excelentes capacidades comunicativas escritas y verbales
Grandes capacidades de organización y planificación en un entorno de ritmo rápido
Mente creativa con habilidad para sugerir mejoras
Título de educación secundaria; se valorará estar en posesión de cualificación adicional como asistente administrativo o personal de secretaría

<ul>
<li>Experiencia demostrable como Gerente de oficina, Jefe de recepción o Asistente administrativo</li>
<li>Conocimiento de las responsabilidades, sistemas y procedimientos de un administrador de oficina</li>
<li>Dominio de MS Office (especialmente MS Excel y MS Outlook)</li>
<li>Experiencia práctica con maquinaria de oficina (p. ej., máquinas de fax e impresoras)</li>
<li>Familiaridad con herramientas de programación del envío de email, como Email Scheduler y Boomerang</li>
<li>Excelentes capacidades de gestión del tiempo y habilidad para realizar varias tareas a la vez y priorizar el trabajo</li>
<li>Atención al detalle y capacidades para solucionar problemas</li>
<li>Excelentes capacidades comunicativas escritas y verbales</li>
<li>Grandes capacidades de organización y planificación en un entorno de ritmo rápido</li>
<li>Mente creativa con habilidad para sugerir mejoras</li>
<li>Título de educación secundaria; se valorará estar en posesión de cualificación adicional como asistente administrativo o personal de secretaría</li>
</ul>

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